Automatisierungen
Mit der Workflow-Engine lassen sich wiederkehrende Abläufe automatisieren – von der Bestätigungsmail bis zur Mahnung. Workflows reagieren auf Ereignisse in der Anwendung oder werden zeitgesteuert ausgelöst.
Übersicht
Unter Einstellungen → Automatisierungen werden alle vorhandenen Workflows aufgelistet. Zuerst erscheinen die System-Workflows, danach die selbst angelegten. Über die Schaltfläche Neue Automatisierung lässt sich ein neuer Workflow erstellen. Eigene Workflows können über das Bearbeiten-Symbol angepasst werden.
Wie funktioniert ein Workflow?
Jeder Workflow folgt dem Prinzip Auslöser → Bedingung → Aktion :
- Auslöser (Trigger): Legt fest, wann der Workflow gestartet wird – z. B. bei einer neuen Online-Buchung oder N Tage nach der Abreise.
- Bedingungen (optional): Eine oder mehrere Prüfungen, die entscheiden, ob der Workflow tatsächlich ausgeführt wird. Alle Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.
- Aktion: Das, was automatisch passiert – z. B. eine E-Mail versenden oder einen Kassenbucheintrag erstellen.
Jeder Workflow wird pro Datensatz nur einmal ausgeführt. Bereits verarbeitete Vorgänge werden nicht erneut berücksichtigt.
Auslöser (Trigger)
Es gibt zwei Arten von Auslösern:
Ereignisgesteuert
Diese Auslöser reagieren sofort, wenn etwas in der Anwendung passiert:
- Neue Online-Buchung: Wird ausgelöst, sobald eine Buchung über das Online-Buchungsformular eingeht.
- Neuer Kalender-Import: Wird ausgelöst, wenn eine neue Buchung per iCal-Import eingelesen wird.
- Neue Reservierung: Wird ausgelöst, wenn eine Reservierung manuell in der Anwendung angelegt wird.
- Reservierungsstatus geändert: Wird ausgelöst, wenn sich der Status einer Reservierung ändert.
- Neue Rechnung: Wird ausgelöst, wenn eine Rechnung erstellt wird.
- Rechnungsstatus geändert: Wird ausgelöst, wenn sich der Status einer Rechnung ändert (z. B. von „offen” auf „bezahlt”).
Zeitgesteuert
Diese Auslöser laufen automatisch im Hintergrund und prüfen regelmäßig, ob passende Datensätze vorhanden sind:
- N Tage vor Anreise: Z. B. für eine Erinnerungsmail an den Gast vor dem Aufenthalt.
- N Tage nach Abreise: Z. B. für eine Dankesmail nach dem Aufenthalt.
- N Tage nach Rechnungsdatum: Z. B. für eine Zahlungserinnerung.
- Monatlich an einem bestimmten Tag: Z. B. für eine monatliche Zusammenfassung.
Bedingungen
Bedingungen sind optional und schränken ein, für welche Datensätze ein Workflow gilt. Pro Workflow können beliebig viele Bedingungen hinzugefügt werden – alle müssen gleichzeitig erfüllt sein. Soll eine Aktion bei verschiedenen Zuständen greifen (ODER-Verknüpfung), genügt es, dafür zwei separate Workflows anzulegen.
Folgende Bedingungen stehen zur Verfügung:
- Buchender hat E-Mail-Adresse: Der Workflow wird nur ausgeführt, wenn für die Reservierung eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
- Reservierungsstatus: Nur Reservierungen mit einem bestimmten Status werden berücksichtigt.
- Herkunft der Reservierung: Nur Reservierungen aus einer bestimmten Quelle werden berücksichtigt.
- Rechnung vorhanden: Der Workflow läuft nur, wenn zur Reservierung bereits eine Rechnung existiert – wahlweise irgendeine oder nur eine offene. Sinnvoll für E-Mails, die die Rechnung anhängen: bei einer frischen Online-Buchung gibt es noch keine.
- Rechnung hat E-Mail-Adresse: Der Workflow wird nur ausgeführt, wenn an der Rechnung eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.
- Rechnungsstatus: Nur Rechnungen mit einem bestimmten Status werden berücksichtigt.
- Zahlungsart der Rechnung: Nur Rechnungen mit einer bestimmten Zahlungsart werden berücksichtigt.
Aktionen
Folgende Aktionen können einem Workflow zugewiesen werden:
- E-Mail per Vorlage versenden (Reservierung/Rechnung): Verschickt eine E-Mail auf Basis einer selbst erstellten Vorlage . Der Empfänger kann frei gewählt werden (Buchender, Rechnungsadresse, Benachrichtigungsadresse oder eine eigene Adresse). Versendete E-Mails erscheinen automatisch im Korrespondenz-Tab der jeweiligen Reservierung.
- Rechnung per E-Mail versenden: Verschickt eine Rechnung mit dem Rechnungs-PDF im Anhang – sofern die E-Rechnung eingerichtet ist, automatisch als E-Rechnung.
- Allgemeine E-Mail per Vorlage versenden: Wie oben, jedoch ohne Bezug zu einer konkreten Reservierung oder Rechnung – z. B. für monatliche Berichte.
- System-Benachrichtigung versenden: Verschickt eine vorgefertigte Benachrichtigung an die konfigurierte Benachrichtigungsadresse – z. B. bei einer neuen Online-Buchung.
- Buchungseinträge erstellen: Erstellt automatisch Buchungseinträge aus einer Rechnung (Soll-/Habenkonto konfigurierbar) – typischerweise in Kombination mit dem Auslöser „Rechnungsstatus geändert” und der Bedingung „Rechnungsstatus = bezahlt”.
- Rechnungsstatus ändern: Setzt den Status einer Rechnung auf einen festgelegten Wert (z. B. Offen, Bezahlt, Storniert).
- Zahlungsart ändern: Setzt die Zahlungsart einer Rechnung auf einen festgelegten Wert (z. B. Bar, Überweisung, Karte, SEPA).
- Reservierungsstatus ändern: Setzt den Status einer Reservierung auf einen festgelegten Wert. Wird die Aktion durch eine Rechnung ausgelöst, werden alle mit der Rechnung verknüpften Reservierungen aktualisiert.
Anhänge
Den E-Mail-Aktionen lassen sich Dokumente mitgeben: PDF- Vorlagen wie AGB oder Hausordnung und die Rechnung zur Reservierung – wahlweise alle außer stornierten oder nur die offenen. Lässt sich ein Anhang einmal nicht erzeugen, ist einstellbar, ob die E-Mail trotzdem rausgeht oder zurückgehalten wird. Alles Versendete erscheint samt Anhängen im Korrespondenz-Tab der Reservierung.
Beispiele
Einige typische Anwendungsfälle für eigene Automatisierungen:
Dankesmail nach der Abreise
Auslöser:
1 Tag nach Abreise
Bedingung:
Buchender hat E-Mail-Adresse
Aktion:
E-Mail per Vorlage an den Buchenden – z. B. mit Dank für den Aufenthalt und einem Rückfrage-Link.
Zahlungserinnerung bei offener Rechnung
Auslöser:
14 Tage nach Rechnungsdatum
Bedingung:
Rechnungsstatus = offen
Aktion:
Mahnung per Vorlage an die Rechnungsadresse versenden, mit der Rechnung als Anhang.
Buchungseinträge bei Zahlungseingang
Auslöser:
Rechnungsstatus geändert
Bedingung:
Rechnungsstatus = bezahlt
Aktion:
Buchungseinträge aus der Rechnung automatisch erstellen.
Anreise-Erinnerung an den Gast
Auslöser:
2 Tage vor Anreise
Bedingung:
Buchender hat E-Mail-Adresse
Aktion:
E-Mail per Vorlage mit Anreiseinformationen, Anschrift und Zugangsdaten.
Reservierungen bei Zahlung aktualisieren
Auslöser:
Rechnungsstatus geändert
Bedingung:
Rechnungsstatus = bezahlt
Aktion:
Reservierungsstatus aller verknüpften Reservierungen auf den gewünschten Wert setzen.
System-Workflows
Drei Workflows sind fest im System hinterlegt und müssen nicht manuell angelegt werden:
- Buchungsbestätigung an den Gast: Verschickt die Bestätigung an den Gast, sobald eine Online-Buchung eingeht.
- E-Mail-Benachrichtigung bei Online-Buchung: Verschickt eine Systembenachrichtigung, wenn eine neue Online-Buchung eingeht.
- E-Mail-Benachrichtigung bei Kalender-Import: Verschickt eine Systembenachrichtigung, wenn eine Buchung per Kalender-Import hinzukommt.
System-Workflows können aktiviert oder deaktiviert werden, lassen sich aber nicht bearbeiten oder löschen.
Zusätzlich werden mehrere Beispiel-Workflows mitgeliefert, etwa Anreise-Erinnerung, Zahlungserinnerung und Rechnungsversand. Sie sind zunächst deaktiviert und lassen sich frei anpassen oder löschen.