Online Buchung
Mit der Online-Buchungsfunktion können Gäste direkt über die eigene Website eine Unterkunft anfragen oder buchen – rund um die Uhr, ohne manuellen Aufwand.
Einrichtung
Die Online-Buchung lässt sich im Administrationsbereich unter Einstellungen → Online Buchung einrichten. Dort kann die Funktion aktiviert werden und man legt fest, welche Unterkünfte und Zimmer buchbar sein sollen – entweder alle oder eine gezielte Auswahl.
Außerdem stehen Gestaltungsoptionen bereit: Farben und optionales CSS lassen sich ans eigene Design anpassen. Zahlungsbedingungen, Stornobedingungen und ein individueller Bestätigungstext können ebenfalls hinterlegt werden.
Die Bestätigungsmail an den Gast wird als Automatisierung verschickt. Vorlage, Anhänge, weitere Bedingungen oder das vollständige Abschalten werden unter Einstellungen → Automatisierungen festgelegt.
Design der Buchungsseite
Für die öffentliche Buchungsseite stehen zwei Designs zur Auswahl, umschaltbar unter Einstellungen → Online Buchung . Zu jedem Design gibt es dort einen Vorschau-Link.
- Modern: Großzügiges Layout mit großen Zimmerbildern und deutlicher Schrittführung. Voreinstellung für neue Installationen.
- Klassisch: Kompakte, schlichte Darstellung – zeigt viel auf wenig Raum.
Farben lassen sich in beiden Designs anpassen, ebenso eigenes CSS. Im Design „Modern“ stehen dafür zusätzlich benannte CSS-Variablen zur Verfügung (etwa für Schriftart, Rundungen und Abstände), die im Hilfetext des CSS-Feldes aufgeführt sind.
Einstieg: Suche oder Kalender
Es gibt zwei Wege, auf denen Gäste ihren Aufenthalt finden. Der Einstieg wird unter Einstellungen → Online Buchung festgelegt und gilt immer für die gesamte Buchungsseite – beide Wege lassen sich nicht gleichzeitig anbieten. Ab der Preisanzeige verläuft die Buchung in beiden Fällen identisch.
- Suche: Der Gast gibt Zeitraum, Personenzahl und Zimmeranzahl ein und wählt aus den passenden Zimmerkategorien. Der richtige Weg, sobald mehr als ein Zimmer buchbar ist.
- Kalender: Der Gast sieht die Belegung einer Unterkunft und wählt seinen Zeitraum direkt im Kalender. Empfohlen für Einzelobjekte.
Im Kalender blättert man über Pfeile monatsweise oder springt über die Monatsauswahl direkt zum gewünschten Zeitraum. Wie weit im Voraus gebucht werden kann, steuert der Buchungshorizont in den Einstellungen.
Buchungsablauf
Der Buchungsprozess führt Gäste in vier einfachen Schritten zur Buchung. Der erste Schritt richtet sich nach dem gewählten Einstieg – im Kalender wählt der Gast dort Unterkunft und Zeitraum statt Suchkriterien:
- Suche: Der Gast gibt den gewünschten Zeitraum, die Personenzahl und die Anzahl der Zimmer ein.
- Auswahl: Für jede verfügbare Zimmerkategorie werden alle buchbaren Belegungsoptionen mit dem jeweiligen Preis angezeigt. Der Gast wählt die gewünschte Personenzahl je Zimmer sowie die Anzahl der Zimmer.
- Details: Der Gast gibt seine Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail) ein und erhält eine Übersicht der Kosten sowie Hinweise zu Zahlungs- und Stornobedingungen.
- Bestätigung: Nach dem Absenden erscheint eine Bestätigungsseite mit dem konfigurierten Nachrichtentext.
Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit geprüft, sodass Gäste stets aktuelle Informationen erhalten.
Buchungsmodus
Es gibt zwei Buchungsmodus-Varianten, die je nach Arbeitsweise gewählt werden können:
- Anfrage: Der Gast schickt eine unverbindliche Anfrage. Eine Benachrichtigung wird verschickt und die Buchung manuell bestätigt. Ideal, wenn man jeden Aufenthalt persönlich prüfen möchte.
- Direktbuchung: Der Gast bucht sofort und verbindlich. Die Reservierung wird automatisch im System angelegt. Empfehlenswert für eine vollautomatische Abwicklung.
In beiden Fällen erhält der Gast automatisch eine Bestätigungsmail. Zusätzlich kann – sofern in den App-Einstellungen aktiviert – eine E-Mail-Benachrichtigung an den Administrator verschickt werden.
Buchungsseite einbetten
Die Buchungsseite lässt sich ganz einfach in eine bestehende Website einbinden, zum Beispiel als iFrame. Den fertigen Einbettungscode findet man direkt in den Einstellungen der Online-Buchung – bereit zum Kopieren.
Einbettung erlauben
Sie behalten die volle Kontrolle darüber, auf welchen Websites Ihr Buchungsformular erscheinen darf. Damit das Formular tatsächlich in eine externe Website eingebettet werden kann, muss diese Website in den Online-Buchungseinstellungen unter Erlaubte Einbettungs-Quellen hinterlegt sein. So ist sichergestellt, dass das Buchungsformular ausschließlich auf den von Ihnen freigegebenen Seiten angezeigt wird – ein wichtiger Schutz gegen unerwünschte Einbettungen oder missbräuchliche Nutzung Ihrer Buchungsstrecke.
Pro Zeile wird eine Website eingetragen, zum Beispiel:
https://www.mein-hotel.dehttps://mein-hotel.de
Es genügt die Domain inklusive
https://
– ein Pfad wie
/buchung
ist nicht nötig. Ist die Website sowohl mit als auch ohne
www
erreichbar, sollten beide Varianten eingetragen werden.
E-Mail-Benachrichtigungen
Nach einer erfolgreichen Buchung oder Anfrage werden automatisch E-Mails versendet:
- Bestätigungsmail an den Gast: Wird über eine Automatisierung verschickt, die bei der Einrichtung bereits angelegt ist. Vorlage, Anhänge und Bedingungen lassen sich unter Einstellungen → Automatisierungen anpassen; dort kann der Versand auch deaktiviert werden.
- Benachrichtigung an den Administrator: Kann in den allgemeinen App-Einstellungen aktiviert werden, damit man umgehend über neue Anfragen oder Buchungen informiert wird.
Belegung & Preise
Im zweiten Schritt des Buchungsvorgangs wird für jede Zimmerkategorie angezeigt, mit wie vielen Personen das Zimmer belegt werden kann und welcher Preis jeweils gilt. Jede Belegungsoption erscheint als eigene Zeile mit Personenzahl und Gesamtpreis.
Beim Einstieg über den Kalender steht die Unterkunft bereits fest. Dort wird deshalb nur der eine Preis angezeigt, der zur angegebenen Reisegruppe passt. Existiert für diese Personenzahl kein Preis, wird das ausdrücklich gemeldet.
Alle an der Zimmerkategorie hinterlegten Ausstattungsmerkmale und Bilder werden ebenfalls in der Auswahl angezeigt, sodass Gäste die Kategorie direkt einschätzen können.
Buchbare Extras
Sonstige Preiskategorien, die in den Preiseinstellungen als online buchbar markiert sind, werden im zweiten Schritt der Online-Buchung als wählbare Extras angezeigt.
Je nach Preistyp unterscheidet sich die Darstellung:
- Pro Person/Nacht (z. B. Frühstück): Der Preis wird automatisch mit der Personenzahl und der Anzahl der Nächte verrechnet. Das Extra kann per Schalter aktiviert oder deaktiviert werden.
- Pro Zimmer/Nacht oder pauschal (z. B. Stellplatz, Endreinigung): Der Preis gilt pro Einheit. Die gewünschte Anzahl lässt sich über ein Auswahlfeld festlegen.
Alle gewählten Extras werden in der Buchungsübersicht (Schritt 3) aufgeschlüsselt dargestellt und fließen in den Gesamtpreis ein.
Buchungsregeln und Beschränkungen
Unter Einstellungen → Online Buchung lässt sich steuern, welche Zimmer online buchbar sind und unter welchen Bedingungen. Buchungsregeln, Sonderzeiträume und die Beschränkungen pro Zimmerkategorie befinden sich im Reiter Buchungsregeln . Die hier beschriebenen Einstellungen gelten ausschließlich für die Online-Buchung; manuell eingetragene Reservierungen bleiben davon unberührt.
Buchungsregeln
Buchungsregeln legen fest, wie lange Gäste mindestens bleiben müssen und an welchen Tagen keine An- oder Abreise möglich ist. Je Regel werden die Wochentage, die Mindestnächte und die Zimmerkategorien frei gewählt. Eine Regel kann für einzelne Zimmerkategorien oder für alle gelten und lässt sich jederzeit deaktivieren. An Tagen, die keine Regel abdeckt, ist jede Aufenthaltslänge buchbar.
Jede Regel hat genau einen Typ:
- Mindestaufenthalt bei Anreise: Reist ein Gast an einem der gewählten Tage an, muss die Buchung die Mindestdauer erreichen. Der Abreisetag spielt keine Rolle.
- Mindestaufenthalt bei Übernachtung: Fällt eine Buchung in eine der gewählten Nächte, muss sie insgesamt die Mindestdauer erreichen. Maßgeblich ist nicht, wie viele der gewählten Nächte belegt werden, sondern wie lang die Buchung insgesamt ist: Sind für die Nacht von Montag auf Dienstag 4 Nächte hinterlegt, muss eine Buchung, die diese Nacht enthält, insgesamt 4 Nächte dauern. Mo → Di steht dabei für die Nacht von Montag auf Dienstag; der Abreisetag zählt nicht als Nacht.
- Keine Anreise möglich: An den gewählten Tagen kann kein Aufenthalt beginnen.
- Keine Abreise möglich: An den gewählten Tagen kann kein Aufenthalt enden.
Sonderzeiträume
Für einzelne Zeiträume – etwa Feiertage oder Hochsaison – lassen sich abweichende Regeln hinterlegen. Sie werden wie die allgemeinen Regeln angelegt, zusätzlich mit einem Zeitraum. Der erste und der letzte ausgewählte Tag sind eingeschlossen.
Sonderzeiträume haben Vorrang vor Regeln ohne Zeitraum: Im gewählten Zeitraum und an den dort ausgewählten Wochentagen gilt der Mindestaufenthalt des Sonderzeitraums – auch wenn er niedriger ist. Überschneiden sich mehrere Sonderzeiträume, gilt der höchste Wert.
Beispiel: Allgemein gelten mindestens 4 Nächte. Ein Sonderzeitraum für den November legt 2 Nächte fest. Im November sind dann 2 Nächte buchbar, in den übrigen Monaten 4.
Anreise- und Abreisesperren gelten auch innerhalb eines Sonderzeitraums.
Liegen alle Sonderzeiträume in der Vergangenheit, weist ein Hinweis darauf hin.
Kalender
Der Kalender zeigt je Zimmerkategorie, was an jedem Tag gilt. Die Zeile Anreise ab … Nächten rechnet alle Regeln zusammen und zeigt, ab wie vielen Nächten eine Anreise buchbar ist. Darunter stehen die einzelnen Regeln; Farben unterscheiden allgemeine Regeln und Sonderzeiträume.
Verlangt eine Anreise mehr Nächte als die Regeln dieses Tages, etwa wegen einer späteren Nacht, ist der Wert markiert und der Tooltip nennt den Grund. Ein Klick auf eine Regel zeigt, an welchen Tagen sie gilt.
Maximale Zimmeranzahl pro Kategorie
Es lässt sich begrenzen, wie viele Zimmer einer Kategorie online sichtbar und buchbar sind – unabhängig von der tatsächlichen Verfügbarkeit. So können einzelne Zimmer für Laufkundschaft oder Telefon-Reservierungen freigehalten werden, ohne sie online anzubieten.
Mindestbelegung
Pro Zimmerkategorie kann eine Mindestanzahl an Personen festgelegt werden. Ein Doppelzimmer mit Mindestbelegung 2 wird online zum Beispiel nicht zur Einzelbelegung angeboten. Sind für eine Kategorie keine gültigen Belegungsoptionen mehr vorhanden, wird die gesamte Kategorie ausgeblendet.
Buchungshorizont
Im Reiter Einstellungen lässt sich festlegen, wie viele Monate im Voraus Gäste online buchen können. Bleibt das Feld leer, gibt es keine zeitliche Beschränkung.