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Online Buchung

Mit der Online-Buchungsfunktion können Gäste direkt über die eigene Website eine Unterkunft anfragen oder buchen – rund um die Uhr, ohne manuellen Aufwand.

Einrichtung

Die Online-Buchung lässt sich im Administrationsbereich unter Einstellungen → Online Buchung einrichten. Dort kann die Funktion aktiviert werden und man legt fest, welche Unterkünfte und Zimmer buchbar sein sollen – entweder alle oder eine gezielte Auswahl.

Außerdem stehen Gestaltungsoptionen bereit: Farben und optionales CSS lassen sich ans eigene Design anpassen. Zahlungsbedingungen, Stornobedingungen und ein individueller Bestätigungstext können ebenfalls hinterlegt werden.

Die Bestätigungsmail an den Gast wird als Automatisierung verschickt. Vorlage, Anhänge, weitere Bedingungen oder das vollständige Abschalten werden unter Einstellungen → Automatisierungen festgelegt.

Design der Buchungsseite

Für die öffentliche Buchungsseite stehen zwei Designs zur Auswahl, umschaltbar unter Einstellungen → Online Buchung . Zu jedem Design gibt es dort einen Vorschau-Link.

Modern: Großzügiges Layout mit großen Zimmerbildern und deutlicher Schrittführung. Voreinstellung für neue Installationen.
Klassisch: Kompakte, schlichte Darstellung – zeigt viel auf wenig Raum.

Farben lassen sich in beiden Designs anpassen, ebenso eigenes CSS. Im Design „Modern“ stehen dafür zusätzlich benannte CSS-Variablen zur Verfügung (etwa für Schriftart, Rundungen und Abstände), die im Hilfetext des CSS-Feldes aufgeführt sind.

Auswahl des Designs in den Einstellungen

Hinweis: Wer die Online-Buchung bereits nutzt, bleibt automatisch beim Design „Klassisch“. Bestehendes eigenes CSS wirkt dort unverändert weiter. Der Wechsel auf „Modern“ ist jederzeit möglich – prüfe danach dein eigenes CSS, da sich der Seitenaufbau unterscheidet.

Einstieg: Suche oder Kalender

Es gibt zwei Wege, auf denen Gäste ihren Aufenthalt finden. Der Einstieg wird unter Einstellungen → Online Buchung festgelegt und gilt immer für die gesamte Buchungsseite – beide Wege lassen sich nicht gleichzeitig anbieten. Ab der Preisanzeige verläuft die Buchung in beiden Fällen identisch.

Suche: Der Gast gibt Zeitraum, Personenzahl und Zimmeranzahl ein und wählt aus den passenden Zimmerkategorien. Der richtige Weg, sobald mehr als ein Zimmer buchbar ist.
Kalender: Der Gast sieht die Belegung einer Unterkunft und wählt seinen Zeitraum direkt im Kalender. Empfohlen für Einzelobjekte.

Verfügbarkeitskalender auf der Buchungsseite

Im Kalender blättert man über Pfeile monatsweise oder springt über die Monatsauswahl direkt zum gewünschten Zeitraum. Wie weit im Voraus gebucht werden kann, steuert der Buchungshorizont in den Einstellungen.

Grenzen des Kalenders: Im Kalender wird immer genau eine Unterkunft gebucht. Sind mehrere Zimmer freigegeben, kann der Gast zwischen ihnen umschalten – beim Wechsel wird die bisherige Auswahl aber verworfen, und mehrere Zimmer lassen sich nicht in einem Vorgang buchen. Dafür ist die Suche gedacht. Zimmer, die als Mehrfachbelegung konfiguriert sind, erscheinen nicht im Kalender, weil sich ihre Nächte mehrere Buchungen teilen; über die Suche bleiben sie buchbar.

Buchungsablauf

Der Buchungsprozess führt Gäste in vier einfachen Schritten zur Buchung. Der erste Schritt richtet sich nach dem gewählten Einstieg – im Kalender wählt der Gast dort Unterkunft und Zeitraum statt Suchkriterien:

Suche: Der Gast gibt den gewünschten Zeitraum, die Personenzahl und die Anzahl der Zimmer ein.
Auswahl: Für jede verfügbare Zimmerkategorie werden alle buchbaren Belegungsoptionen mit dem jeweiligen Preis angezeigt. Der Gast wählt die gewünschte Personenzahl je Zimmer sowie die Anzahl der Zimmer.
Details: Der Gast gibt seine Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail) ein und erhält eine Übersicht der Kosten sowie Hinweise zu Zahlungs- und Stornobedingungen.
Bestätigung: Nach dem Absenden erscheint eine Bestätigungsseite mit dem konfigurierten Nachrichtentext.

Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit geprüft, sodass Gäste stets aktuelle Informationen erhalten.

Buchungsmodus

Es gibt zwei Buchungsmodus-Varianten, die je nach Arbeitsweise gewählt werden können:

Anfrage: Der Gast schickt eine unverbindliche Anfrage. Eine Benachrichtigung wird verschickt und die Buchung manuell bestätigt. Ideal, wenn man jeden Aufenthalt persönlich prüfen möchte.
Direktbuchung: Der Gast bucht sofort und verbindlich. Die Reservierung wird automatisch im System angelegt. Empfehlenswert für eine vollautomatische Abwicklung.

In beiden Fällen erhält der Gast automatisch eine Bestätigungsmail. Zusätzlich kann – sofern in den App-Einstellungen aktiviert – eine E-Mail-Benachrichtigung an den Administrator verschickt werden.

Buchungsseite einbetten

Die Buchungsseite lässt sich ganz einfach in eine bestehende Website einbinden, zum Beispiel als iFrame. Den fertigen Einbettungscode findet man direkt in den Einstellungen der Online-Buchung – bereit zum Kopieren.

Einbettung erlauben

Sie behalten die volle Kontrolle darüber, auf welchen Websites Ihr Buchungsformular erscheinen darf. Damit das Formular tatsächlich in eine externe Website eingebettet werden kann, muss diese Website in den Online-Buchungseinstellungen unter Erlaubte Einbettungs-Quellen hinterlegt sein. So ist sichergestellt, dass das Buchungsformular ausschließlich auf den von Ihnen freigegebenen Seiten angezeigt wird – ein wichtiger Schutz gegen unerwünschte Einbettungen oder missbräuchliche Nutzung Ihrer Buchungsstrecke.

Pro Zeile wird eine Website eingetragen, zum Beispiel:

https://www.mein-hotel.de
https://mein-hotel.de

Es genügt die Domain inklusive https:// – ein Pfad wie /buchung ist nicht nötig. Ist die Website sowohl mit als auch ohne www erreichbar, sollten beide Varianten eingetragen werden.

Konfiguration der erlaubten Einbettungs-Quellen

Bleibt das Feld leer, kann das Buchungsformular weiterhin direkt aufgerufen werden, eine Einbettung auf externen Websites ist dann jedoch nicht möglich.

E-Mail-Benachrichtigungen

Nach einer erfolgreichen Buchung oder Anfrage werden automatisch E-Mails versendet:

Bestätigungsmail an den Gast: Wird über eine Automatisierung verschickt, die bei der Einrichtung bereits angelegt ist. Vorlage, Anhänge und Bedingungen lassen sich unter Einstellungen → Automatisierungen anpassen; dort kann der Versand auch deaktiviert werden.
Benachrichtigung an den Administrator: Kann in den allgemeinen App-Einstellungen aktiviert werden, damit man umgehend über neue Anfragen oder Buchungen informiert wird.

Belegung & Preise

Im zweiten Schritt des Buchungsvorgangs wird für jede Zimmerkategorie angezeigt, mit wie vielen Personen das Zimmer belegt werden kann und welcher Preis jeweils gilt. Jede Belegungsoption erscheint als eigene Zeile mit Personenzahl und Gesamtpreis.

Beim Einstieg über den Kalender steht die Unterkunft bereits fest. Dort wird deshalb nur der eine Preis angezeigt, der zur angegebenen Reisegruppe passt. Existiert für diese Personenzahl kein Preis, wird das ausdrücklich gemeldet.

Alle an der Zimmerkategorie hinterlegten Ausstattungsmerkmale und Bilder werden ebenfalls in der Auswahl angezeigt, sodass Gäste die Kategorie direkt einschätzen können.

Hinweis: Es werden nur Belegungsoptionen angezeigt, für die im System eine passende Preiskategorie hinterlegt ist. Zimmerkategorien, für die kein passender Preis existiert, werden ausgeblendet. Für alle buchbaren Zimmer müssen daher die gewünschten Preiskategorien gepflegt sein.

Buchbare Extras

Sonstige Preiskategorien, die in den Preiseinstellungen als online buchbar markiert sind, werden im zweiten Schritt der Online-Buchung als wählbare Extras angezeigt.

Je nach Preistyp unterscheidet sich die Darstellung:

Pro Person/Nacht (z. B. Frühstück): Der Preis wird automatisch mit der Personenzahl und der Anzahl der Nächte verrechnet. Das Extra kann per Schalter aktiviert oder deaktiviert werden.
Pro Zimmer/Nacht oder pauschal (z. B. Stellplatz, Endreinigung): Der Preis gilt pro Einheit. Die gewünschte Anzahl lässt sich über ein Auswahlfeld festlegen.

Alle gewählten Extras werden in der Buchungsübersicht (Schritt 3) aufgeschlüsselt dargestellt und fließen in den Gesamtpreis ein.

Verfügbarkeitsrestriktionen

Unter Einstellungen → Online Buchung lässt sich gezielt steuern, welche Zimmer zu welchen Bedingungen online buchbar sind. Diese Einschränkungen gelten ausschließlich für die Online-Buchung – Reservierungen, die über die Anwendung selbst eingepflegt werden, sind davon nicht betroffen. Zimmer, die eine Restriktion nicht erfüllen, erscheinen nicht in der Auswahl für Gäste.

Mindestübernachtung

Pro Zimmerkategorie lässt sich festlegen, wie viele Nächte ein Aufenthalt mindestens dauern muss. Dabei kann zwischen Werktagen (Anreise Montag bis Donnerstag) und Wochenende (Anreise Freitag bis Sonntag) unterschieden werden. Ist kein Wert eingetragen, gibt es keine Mindestaufenthaltsdauer.

Sonderzeiträume

Für besondere Zeiträume – z. B. Feiertage, Schulferien oder Hochsaison – können abweichende Mindestübernachtungen hinterlegt werden. Diese Sonderzeiträume können für einzelne Zimmerkategorien, für mehrere oder für alle gelten. Überlappen sich mehrere Regeln, gilt stets der höchste Wert. Das eingetragene Enddatum gilt als Abreisedatum .

Maximale Zimmeranzahl pro Kategorie

Es lässt sich begrenzen, wie viele Zimmer einer Kategorie online sichtbar und buchbar sind – unabhängig von der tatsächlichen Verfügbarkeit. So können einzelne Zimmer für Laufkundschaft oder Telefon-Reservierungen freigehalten werden, ohne sie online anzubieten.

Mindestbelegung

Pro Zimmerkategorie kann eine Mindestanzahl an Personen festgelegt werden. Ein Doppelzimmer mit Mindestbelegung 2 wird online zum Beispiel nicht zur Einzelbelegung angeboten. Sind für eine Kategorie keine gültigen Belegungsoptionen mehr vorhanden, wird die gesamte Kategorie ausgeblendet.

Buchungshorizont

Es lässt sich festlegen, wie viele Monate im Voraus Gäste online buchen können. Bleibt das Feld leer, gibt es keine zeitliche Beschränkung.