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Rechnungsübersicht

Über den Menüpunkt Rechnungsübersicht gelangt man zum kaufmännischen Bereich der Anwendung. Hier können Rechnungen eingesehen und erstellt werden.

Übersicht

In der Übersicht können neue Rechnungen erstellt und vorhandene angezeigt werden.

Über die Aktions-Symbole einer Rechnungszeile kann die jeweilige Rechnung angezeigt, bearbeitet und als PDF exportiert werden. Beim Profil XRechnung kommt ein Symbol für den separaten XML-Download hinzu.

Über das Symbol kann zum einen die Rechnungsvorlage (PDF-Export, siehe Vorlagen ), als auch die Einstellungen für den elektronischen Rechnungsexport konfiguriert werden.

Rechnungsnummern

Neu in Version 4.11.0!

Rechnungsnummern können automatisch fortlaufend vergeben werden. Beim Anlegen einer Rechnung schlägt die Anwendung die nächste freie Nummer vor; überschreiben lässt sie sich jederzeit.

Der Nummernkreis wird als Muster geschrieben, zum Beispiel RE-<year>-<number:4> für RE-2026-0001 . Neben festem Text sind folgende Platzhalter möglich:

<year> und <year2> für das Jahr (2026 bzw. 26)
<month> und <day> für Monat und Tag
<number> für die laufende Nummer; die Stellenzahl legt man mit <number:6> fest

Hinterlegt wird das Muster unter Einstellungen → Allgemein . Bleibt das Feld leer, wird wie bisher die zuletzt vergebene Nummer um eins hochgezählt.

Weitergezählt wird ohne verborgenen Zähler: die Anwendung sucht die höchste bereits vergebene Nummer desselben Zeitraums und erhöht sie um eins. Dadurch beginnt die Zählung im neuen Jahr von allein wieder bei 1, manuelle Korrekturen werden übernommen, und abgebrochene Rechnungen hinterlassen keine Lücke. Eine bereits vergebene Nummer wird abgelehnt.

Jede Niederlassung kann einen eigenen Nummernkreis bekommen. So lassen sich etwa zwei Objekte, die unter verschiedenen Firmen betrieben werden, mit getrennten Nummernkreisen führen und trotzdem über einen gemeinsamen Kundenstamm verwalten. Passend dazu lassen sich in den Rechnungseinstellungen je Niederlassung eigene Absenderdaten für die elektronische Rechnung hinterlegen.

Der konfigurierte Nummernkreis wird außerdem im Buchungsjournal für die automatische Rechnungserkennung beim Bank-Import genutzt.

Elektronsiche Rechnung

Die Anwendung bietet die Möglichkeit eines standardisierten elektronischen Rechnungsexports nach EN-16931 an. Hierbei wird eine XML-Datei erzeugt, die den Anforderungen der EU entspricht und verpflichtend für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen ist (B2G).
Auch im B2B-Bereich wird diese Form der Rechnungsstellung gern verwendet, da es so auch möglich ist, Rechnungen auf einfachem Weg wieder in andere Anwendungen, wie z.B. Steuersoftware, zu importieren.

In der Rechnungsübersicht gibt es dafür genau einen Button PDF Export . Sind alle Voraussetzungen erfüllt, enthält die erzeugte PDF-Datei die E-Rechnungsdaten als eingebettetes XML – eine sogenannte Hybrid-Rechnung. Fehlen Angaben, wird stattdessen eine normale PDF-Rechnung ohne E-Rechnungsdaten ausgegeben. Ein Symbol in der Rechnungszeile zeigt an, welcher Fall zutrifft; fehlende Pflichtangaben werden beim Überfahren mit der Maus aufgelistet.

Beim Profil XRechnung erscheint zusätzlich der Button E-Rechnung XML Export , über den sich die XML-Datei separat herunterladen lässt.

Um eine elektronische Rechnung erzeugen zu können, sind einige Meta-Informationen erforderlich, welche über das Symbol Einstellungen auf der Übersichtsseite konfiguriert werden können. Hier ein Auszug:

Es ist möglich, mehrere solcher Einstellungen anzulegen. Über das Feld Diese Rechnungsdaten gelten für wird festgelegt, wofür ein Datensatz herangezogen wird: als Standard für alle Niederlassungen ohne eigene Rechnungsdaten, für eine bestimmte Niederlassung, oder gar nicht. Betreibt man mehrere Objekte unter verschiedenen Firmen, erhält so jede Niederlassung ihre eigenen Absenderdaten – siehe Abschnitt Rechnungsnummern .

Stellt man eine Rechnung an eine öffentliche Einrichtung, ist eine sog. Leitweg-ID erforderlich. Diese kann wie folgt konfiguriert werden: Rechnung bearbeiten -> Gast bearbeiten -> Feld: Kundenreferenz ausfüllen.

Rundungsdifferenzen:
Es kann vorkommen, dass sich Beträge im XRechnungs-Export um einige Cent im Vergleich zu der Anzeige in der Anwendung selbst oder auch Anwendungen, in der die XRechnung importiert wird, unterscheiden.
Grund sind hierfür Rundungen bei der Berechnung der Beträge, welche kaufmännisch gerundet auf zwei Nachkommastellen angegeben werden. Die Berechnungen erfüllen dabei die Anforderungen an Rechnungen laut § 14 UStG.
Ausschlaggebend ist hierbei auch die Basis, von welcher aus die Berechnung startet. XRechnung nutzt stets den Nettobetrag als Basis. Gibt man seine Preise in der Anwendung jedoch als Bruttopreise an, so kommt es sehr wahrscheinlich zu Abweichungen.
Empfehlung: Um konsistente Ergebnisse zu erhalten, sollten die Preise in der Anwendung ebenfalls stets als Nettopreise in der Rechnung gespeichert werden.